Τεχνολογία αλυσίδας εφοδιασμού: Debunking Digital

Με τον Lars Fischer • 29 Μαρτίου 2018

Ενώ οι περισσότερες ναυτιλιακές εταιρείες θα έλεγαν ότι έχουν αγκαλιάσει τον ψηφιακό κόσμο, υπάρχουν διαφορετικοί βαθμοί ψηφιοποίησης. Ορισμένες εταιρείες λειτουργούν πλήρως ολοκληρωμένα συστήματα που εκτείνονται σε κάθε γωνιά της επιχείρησής τους. Άλλοι μπορεί να χρησιμοποιούν προγράμματα όπως το Microsoft Word για τη δημιουργία εγγράφων ή το Excel για τα οικονομικά τους. Και οι δύο εταιρείες ψηφιοποιούνται, αλλά σαφώς δεν είναι στην ίδια έκταση. Μια καλή αναλογία θα ήταν να συγκρίνετε ένα ξεπερασμένο κινητό τηλέφωνο που μπορεί μόνο να πραγματοποιεί κλήσεις και να στέλνει μηνύματα SMS με το πιο πρόσφατο all-capable smartphone.

Αλλά περισσότερο από αυτό, ένα smartphone έχει τη δυνατότητα να τραβήξει μια φωτογραφία και να το μοιραστεί ως μήνυμα ή με κοινωνικά μέσα. και να συλλαμβάνει και να αποθηκεύει τα στοιχεία επικοινωνίας από ένα εισερχόμενο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Το ξεπερασμένο ακουστικό είναι ψηφιακό, αλλά το smartphone είναι ψηφιακά ολοκληρωμένο - και αυτό είναι σημαντικό.

Ως άνθρωποι, έχουμε γίνει ψηφιακά όντα. αναμένεται να περιηγηθεί στην καθημερινότητά μας σε έναν ψηφιακό και ψηφιακά ολοκληρωμένο κόσμο. Ωστόσο, δεν έχουν όλες οι ναυτιλιακές εταιρείες να διατηρούν το ρυθμό τους με την εποχή. Πολλοί θα μπορούσαν να ψηφιοποιηθούν διεξοδικά, αλλά το 2018, η ψηφιοποίηση χωρίς ενσωμάτωση είναι σαν να επενδύει στην τελευταία έξυπνη τηλεόραση αλλά χωρίς Wi-Fi στο σπίτι.

Στην πραγματική πρακτική

Όλες οι εταιρείες θα έχουν ένα λογιστικό πακέτο και οι περισσότεροι θα λειτουργούν συστήματα για να χειριστούν τη διαχείριση διαφόρων εμπορικών και επιχειρησιακών απαιτήσεων. Αλλά είναι λιγότερο κοινό για αυτά τα συστήματα να επικοινωνούν μεταξύ τους.

Σε μια πλήρως ενοποιημένη ναυτιλιακή εταιρεία, το σύστημα τιμολογίων θα συγκεντρώνει όλες τις πολύπλοκες πληροφορίες που αφορούν μεμονωμένους πελάτες, λιμάνια, τερματικούς σταθμούς και φορτία, τα οποία μπορούν να αποτελέσουν έναν πολύπλοκο πίνακα μεμονωμένων τιμών, περιορισμών, εκπτώσεων και κινήτρων. Έτσι, όταν ένας πελάτης ζητά μια προσφορά, το σύστημα προσφοράς αναζητά αυτόματα τη σχετική τιμολόγηση για να δημιουργήσει μια παραγγελία και ακριβή προσφορά και να δείξει την απόδοση. Εάν η προσφορά μετατραπεί σε πώληση, το σύστημα θα δημιουργήσει και πάλι αυτόματα την απαιτούμενη τεκμηρίωση, τα φορτωτικά, τα δηλωτικά και άλλα. Και αφού το σκάφος ταξιδέψει, θα δημιουργηθεί αυτόματα τιμολόγιο και οι πληροφορίες θα καταχωρηθούν στους λογαριασμούς.

Κατά τη διάρκεια αυτής της διαδικασίας, εάν απαιτούνται αλλαγές, ένα πλήρως ολοκληρωμένο σύστημα θα δημιουργήσει αυτόματα διορθωτές διορθωτικών, αναθεωρημένα τιμολόγια και άλλες ενημερώσεις. Με άλλα λόγια, οι πληροφορίες θα ρέουν απρόσκοπτα από τη μια δραστηριότητα στην άλλη χωρίς να χρειάζεται να εισάγετε εκ νέου δεδομένα. Η ανατύλιξη οδηγεί σε σφάλματα, σφάλματα οδηγούν σε καθυστερήσεις και καθυστερήσεις διαταράσσουν τις ταμειακές ροές και το κόστος χρήματος.

Ακριβώς όπως οι εφαρμογές σε ένα smartphone, το πλήρως ολοκληρωμένο σύστημα κάνει όλη τη σκληρή δουλειά χωρίς την ανάγκη για ανθρώπινη παρέμβαση. Το αποτέλεσμα είναι μεγαλύτερη διαφάνεια, εποπτεία και, κυρίως, μείωση των αντιγράφων και σφαλμάτων στις διοικητικές διαδικασίες.

Στο πλαίσιο αυτό, ακόμη και ένας μικρός ωκεάνιος μεταφορέας θα επιτύχει έσοδα άνω των 100 εκατομμυρίων δολαρίων ετησίως. Έτσι, εάν 10 τοις εκατό όλων των εξερχόμενων τιμολογίων θαλάσσιων μεταφορών είναι λάθος λόγω της έλλειψης ολοκλήρωσης και της ανάγκης επαναπροσδιορισμού των δεδομένων, 10 εκατομμύρια δολάρια θα αμφισβητηθούν. Τα αμφισβητούμενα τιμολόγια συχνά απομακρύνονται από τα λογιστικά τμήματα και αυτό προκαλεί μια μεγάλη και δύσκολο να διαχειριστεί τρύπα στην ταμειακή ροή.

Προκλητικές αλλαγές

Πώς συμβαίνει αυτό; Συχνά είναι μια διαδικασία φυσικής εξέλιξης. Πολλές ναυτιλιακές εταιρείες επιθυμούν να είναι ανεξάρτητες, αρχίζουν να δημιουργούν τις δικές τους εφαρμογές λογισμικού για να αντιμετωπίσουν μια συγκεκριμένη διαδικασία, όπως οι τιμές ή η διαχείριση τιμολογίων. Καθώς η εταιρεία αναπτύσσεται, θεωρούν ότι είναι δύσκολο να διατηρήσουν και να ενημερώσουν τα συστήματά τους και έτσι να αποφασίσουν να αγοράσουν άλλες εφαρμογές για να αντιμετωπίσουν άλλες διαδικασίες. Ένα μίγμα προσαρμοσμένων εφαρμογών και εφαρμογών εκτός των ραφιών οδηγεί ως επί το πλείστον σε μηδενική ή μικρή ενσωμάτωση μεταξύ τους. Και αυτό σημαίνει ότι μια τεράστια ποσότητα δεδομένων επανασυντίθεται.

Όταν αμφισβητούνται, τα τμήματα ΤΠ συχνά θα υπερασπιστούν τον εαυτό τους με τη συνηθισμένη κραυγή ότι δεν διαθέτουν επαρκείς πόρους και αγωνίζονται να διατηρήσουν τα συστήματα ήδη on-line - με άλλα λόγια, όπως το ή να το χτυπήσουν. Μια άλλη ίσως πιο λογική εξήγηση είναι ότι οι συνάδελφοί μας στον τομέα της πληροφορικής αντιμετωπίζουν ολοένα και περισσότερο μια σειρά εξωτερικών κανονιστικών ρυθμίσεων που πρέπει να τηρούνται, εάν ένας μεταφορέας πρόκειται να παραμείνει στην επιχείρηση. Ως αποτέλεσμα, η επίτευξη εσωτερικής ολοκλήρωσης, αναμφισβήτητα, παίρνει συχνά τη δεύτερη θέση.

Οι υποχρεώσεις των μεταφορέων να αναφέρουν σε εξωτερικούς αντισυμβαλλόμενους καθίστανται όλο και πιο επαχθείς. Οι φορείς εκμετάλλευσης πρέπει να αναφέρουν σε λιμάνια, τερματικά, τελωνεία, αποθήκες, πελάτες και άλλους σταθμούς.

Αν αυτό δεν ήταν αρκετά δύσκολο, τα ισχύοντα πρότυπα για την ανταλλαγή αυτών των πληροφοριών μπορεί να είναι δυσκίνητα. Σχεδόν όλες οι θύρες απαιτούν μηνύματα ηλεκτρονικής ανταλλαγής δεδομένων (EDI) που περιέχουν περίπου τις ίδιες πληροφορίες, αλλά συχνά οι εταίροι της επικοινωνίας έχουν διαφορετικές ερμηνείες στη δομή των μηνυμάτων - ακόμη και μερικές φορές μέσα στο ίδιο λιμάνι. Αυτό σημαίνει ότι τα εσωτερικά συστήματα ενός μεταφορέα θα πρέπει να ενσωματώνουν δεκάδες ή και εκατοντάδες διαφορετικών μορφών μηνυμάτων προκειμένου να συμμορφώνονται με τις περιφερειακές και τοπικές απαιτήσεις.

Οι οδηγοί για την εξωτερική ολοκλήρωση είναι σαφώς πολύ πιο ισχυροί από εκείνους που επιτυγχάνουν την εσωτερική ολοκλήρωση. Ορισμένες εταιρείες θεωρούν ότι μπορούν να ζήσουν χωρίς εσωτερική ολοκλήρωση. αλλά το ερώτημα είναι, για πόσο καιρό; Εάν η εσωτερική ολοκλήρωση μιας επιχείρησης είναι περιορισμένη, τελικά θα αποστέλλει εξωτερικά ανακριβή δεδομένα και αυτό δεν είναι καλό μέρος.

Τα σύγχρονα συστήματα τεχνολογίας της πληροφορίας και οι εφαρμογές λογισμικού, όταν χρησιμοποιούνται έξυπνα, μπορούν να βοηθήσουν στην επίτευξη τεράστιων οφελών. Ωστόσο, πρέπει να ληφθεί μέριμνα για την επιλογή εφαρμογών προσαρμοσμένων στις συγκεκριμένες ανάγκες της εταιρείας. Το σύγχρονο λογισμικό αποστολής είναι αρθρωτό, που σημαίνει ότι οι φορείς εκμετάλλευσης μπορούν να επιλέξουν μόνο τις εφαρμογές που χρειάζονται για να αυτοματοποιήσουν ορισμένες διαδικασίες στις επιχειρήσεις τους. Κάθε ενότητα ενσωματώνεται απρόσκοπτα με άλλους για να διευκολύνει τη ροή πληροφοριών σε όλη την εταιρεία. Τα δεδομένα πρέπει να εισάγονται μόνο μία φορά, μειώνοντας έτσι την αλληλεπικάλυψη, τα σφάλματα και τη σύγχυση. Στη συνέχεια, τα δεδομένα μοιράζονται σε όλη την εταιρεία και με συναφείς επιχειρηματικούς εταίρους. Αυτό μειώνει σημαντικά τη διοικητική επιβάρυνση και εισάγει αποτελεσματικότητα σε όλη την επιχείρηση.

Ο πρωταρχικός λόγος που δεν είναι όλες οι ναυτιλιακές εταιρείες να επωφεληθούν από αυτές τις λύσεις είναι λόγω της αβάσιμης υποθέσεως ότι η μετάβαση σε ένα νέο σύστημα θα είναι χρονοβόρα, διακόπτει την επιχείρηση ή θέτει σε κίνδυνο.

Διαχείριση σύγχρονων τεχνολογιών πληροφορικής

Είκοσι ή περισσότερα χρόνια πριν, η ψηφιοποίηση ήταν το προνόμιο της πολύ μεγάλης ναυτιλιακής εταιρείας με βαθιές τσέπες. Σήμερα, είναι μια αρκετά απλή διαδικασία για να αγοράσετε εξειδικευμένες λύσεις συσκευασμένες ή εξωφύλλου που ταιριάζουν στις ατομικές ιδιότητες κάθε εταιρείας. Αυτά τα πακέτα είναι τα μέσα για να γίνουν οι ψηφιοποιημένες εταιρείες σε ψηφιακά ολοκληρωμένες εταιρείες.

Η ομορφιά αυτών των εφαρμογών είναι ότι έχουν κατασκευαστεί για να διευκολύνουν την ολική ολοκλήρωση μεταξύ καθεμιάς από τις βασικές διεργασίες - συνδέοντας τα συστήματα μέσω μιας ενιαίας υπερσύγχρονης, πλήρως συνδεδεμένης και απρόσκοπτης δικτυακής οντότητας. Επομένως, τα δεδομένα ρέουν απρόσκοπτα από τιμολόγια σε εισαγωγικά, σε πωλήσεις σε κρατήσεις προς τιμολόγια στη λογιστική και, τέλος, σε ανασκόπηση της διαχείρισης.

Εκτός από τα προφανή πλεονεκτήματα της λιγότερης εισαγωγής δεδομένων, των μειωμένων σφαλμάτων και της ικανότητας παροχής αυξημένης εξυπηρέτησης των πελατών, αυτές οι συσκευασμένες λύσεις διατίθενται σε ένα κλάσμα της τιμής κατασκευής ενός συστήματος που βασίζεται σε παραγγελία. Στην ουσία, έχουν ισοπεδώσει τον τομέα πληροφορικής σε όλο το φάσμα των ναυτιλιακών εταιρειών.

Πολλές ναυτιλιακές εταιρείες δεν διαθέτουν ακόμη αυτές τις λύσεις και, σε βάρος τους, χάνουν σε εκείνους που κάνουν. Αλλά με απλή υιοθέτηση μιας λύσης λογισμικού ειδικά για τη ναυτιλιακή βιομηχανία, οι εσωτερικά ολοκληρωμένες επιχειρήσεις θα είναι σε θέση να εξασφαλίσουν την εξωτερική ολοκλήρωση με κάθε εταίρο και εξωστρέφεια. Το 2018, η επίτευξη πλήρους ψηφιοποίησης και αποτελεσματικής ενσωμάτωσης είναι πλέον εφικτή στους πολλούς και όχι στους λίγους.

Η Softship, προμηθευτής λύσεων λογισμικού στη διεθνή ναυτιλιακή βιομηχανία και το λιμενικό πρακτορείο, προσφέρει τη σουίτα λογισμικού «LIMA» και τις συναφείς εφαρμογές που εξυπηρετούν τις ανάγκες των ναυτιλιακών εταιρειών ναυτιλίας. 'ALFA', η σουίτα λογισμικού της για τους πράκτορες τακτικών γραμμών. και "SAPAS", ένα πακέτο λογισμικού που βασίζεται σε σύννεφο για πράκτορες λιμένων.

Τα προϊόντα της Softship εξυπηρετούν περισσότερες από 120 εταιρείες παγκοσμίως και έχουν σχεδιαστεί για να εξομαλύνουν τα καθήκοντα προκειμένου να αποφέρουν μεγαλύτερη αποτελεσματικότητα στον πλήρη κατάλογο των διαδικασιών που περιλαμβάνουν τη ναυτιλία. Η Softship παρέχει επιπλέον ένα φάσμα εργαλείων διαχείρισης επιχειρήσεων που επιτρέπουν στα στελέχη ναυτιλιακών εταιρειών να αναλύουν πλήρως τις εμπορικές και επιχειρησιακές τους δραστηριότητες. Προσφέρονται σε ένα αρθρωτό σχήμα που παρέχει στους πελάτες την ευελιξία να αγοράζουν ή να μισθώνουν τις λύσεις που χρειάζονται, το λογισμικό μπορεί να τροποποιηθεί ώστε να ανταποκρίνεται σε συγκεκριμένες απαιτήσεις της αγοράς ή της εταιρείας και παραδίδεται ως τοπικά εγκατεστημένη εφαρμογή ή μέσω μιας φιλοξενούμενης λύσης. www.softship.com

Ο συγγραφέας

Ο Lars Fischer είναι Διευθύνων Σύμβουλος της έδρας της Softship στο Ασίας-Ειρηνικού. Ο Lars άρχισε να εργάζεται για το Softship ως μηχανικός λογισμικού το 1994. Έγινε σύμβουλος επιχειρήσεων και διευθυντής έργου το 1996 και έχει επικεφαλής τη Softship Data Processing, Σιγκαπούρη, από το 1998. Είναι υπεύθυνος για το εμπορικό και τεχνικό προσωπικό της Σιγκαπούρης των 25 και για της ομάδας πωλήσεων και της στρατηγικής μάρκετινγκ παγκοσμίως.

(Όπως δημοσιεύθηκε στην έκδοση Ιανουαρίου / Φεβρουαρίου 2018 του Maritime Logistics Professional )